W 2022 r. często używanymi terminami będą Krajowy System e-Faktur (NSeI) oraz faktury ustrukturyzowane. Na razie jest to rozwiązanie dobrowolne, ale w przyszłym roku może stać się obowiązkowe. Jak się do tego przygotować?
1 stycznia 2022 r. zaczął funkcjonować Krajowy System e-Faktur. W tej chwili e-faktury nie są dostępne. Przedsiębiorcy mogą się zastanawiać, czy jest to nowoczesne rozwiązanie, które ułatwia pracę firmom, czy też dodatkowy obowiązek. Jaki jest cel tego narzędzia? Więcej informacji na ten temat można znaleźć w poniższym artykule.
Co to jest Krajowy System e-Fakturowania?
Krajowy System e-Fakturowania (Nasional e-Invoice System) to platforma, która umożliwia udostępnianie i wystawianie ustrukturyzowanych faktur. W przyszłości będzie on również służył jako centralna baza danych faktur. Dzięki temu rozwiązaniu organy podatkowe będą miały dostęp do faktur i będą mogły je analizować w momencie ich wystawienia. A nie po miesiącu, jak w przypadku JPK. Poprawi to kontrolę nad prawidłowym rozliczaniem podatku VAT, uprości procesy kontrolne oraz zwiększy wpływy do budżetu państwa z tytułu podatku VAT.
Ogólnopolski system e-fakturowania - od kiedy i dla kogo?
Ten centralny system będzie całkowicie dobrowolny w 2022 roku. Faktury strukturalne będą nadal krążyły w obiegu jako standardowe faktury papierowe. E-faktury będą również nadal w obiegu na dotychczasowych zasadach. Celem ustawodawców jest wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF przez wszystkie przedsiębiorstwa do 2023 roku. Decyzja Komisji Europejskiej w tej sprawie zadecyduje, czy nastąpi to później czy później.
E-faktura KSeF, czyli faktura ustrukturyzowana
Co to jest faktura ustrukturyzowana w KSeF? Jest to dokument zgodny ze specyfikacją Krajowego Systemu e-Faktur. Plik ten ma przypisany numer identyfikacyjny faktury. Dzięki ujednoliceniu danych w dokumentach, faktury ustrukturyzowane ułatwiają pracę firmom. Każda faktura będzie miała takie same dane i pozycje, oparte na jednym szablonie.
Co ważne, e-faktury znacznie zwiększą zakres danych w istniejących fakturach. Informacje podawane dotychczas tylko w momencie generowania JPK_V7 będą teraz obowiązkowe. Dotyczy to takich informacji, jak kody GTU czy procedura VAT. Dane te mogą być również dołączane przez Ministerstwo Finansów na żądanie użytkownika:
- adresy e-mail,
- numery telefonów
- Rodzaj transportu użytego do dostawy
- dane identyfikacyjne przewoźnika,
- adres wysyłki
- numer globalnej jednostki handlowej
Jak wystawiać e-faktury w KSeF?
Istnieją dwie możliwości. Pierwsza to skorzystanie z darmowych aplikacji udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Jest to dobra opcja dla małych firm, które nie wystawiają wielu faktur.
Większym firmom łatwiej będzie skorzystać z systemów ERP lub komercyjnego oprogramowania finansowo-księgowego. Są one dobrze przystosowane i znacznie ułatwią pracę. Zostaną one zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur tak jak zwykłe faktury.
E-faktury - korzyści dla wszystkich przedsiębiorców
Jedną z korzyści wynikających z korzystania z e-faktur wystawianych przez KSeF jest wspomniane ujednolicenie. W dłuższej perspektywie powinno to ułatwić firmom korzystanie z tej platformy. Znormalizowane wzory faktur powinny uprościć proces tworzenia i wysyłania faktur. księgowania. Rząd będzie archiwizował ten dokument przez okres 10 lat. Nie należy to już do obowiązków podatnika. Ze względu na zniszczenie lub utratę duplikatów faktur nie będą one wymagane. Będą one znajdować się w bazie danych Ministerstwa Finansów.
Wprowadzenie KSeF spowoduje prawdopodobnie wzrost obrotów. Fakturę uważa się za wystawioną i dostarczoną nabywcy po nadaniu jej numeru identyfikacyjnego w systemie. Ma to na celu zapewnienie wystawcy dokumentu pewności dostawy. Rozliczenia podatkowe będą łatwiejsze, ponieważ data wystawienia dokumentu będzie zawsze zgodna z datą otrzymania faktury przez nabywcę. Łatwiejsze będzie korygowanie faktur, zwłaszcza tych "in minus". Nabywca nie będzie już musiał dostarczać dokumentu potwierdzającego. Faktura zostanie zapłacona w terminie otrzymania jej przez nabywcę, czyli zawsze w dacie wystawienia.
E-faktury są dostępne tylko dla wybranych firm
Po pierwsze, szybszy zwrot podatku VAT po 40 dniach zamiast po 60 dniach. Ten bonus nie jest uzależniony od tego, czy wszystkie faktury są wystawiane elektronicznie za pośrednictwem KSeF.
- Ważne jest, aby podatnik był czynnym podatnikiem VAT przez co najmniej 12 kolejnych miesięcy poprzedzających okres, za który składany jest wniosek o zwrot.
- Kolejnym wymogiem, który należy zweryfikować, jest to, czy składał on deklaracje VAT za każdy okres oraz czy znajdował się na białej liście.
- Dodatkowo, kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku, która nie została rozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych, a została wykazana przez podatnika w deklaracji VAT, nie może przekroczyć 3000 zł.
- Drugą korzyścią jest to, że organy podatkowe nie będą wymagały od firm generowania JPK_FA w celu przesłania struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla faktur elektronicznych. Dane te będą dostępne dla organów podatkowych za pośrednictwem KSeF.
Kwestie związane z e-fakturami wystawianymi w ramach Ogólnopolskiego Programu e-Fakturowania
Przedsiębiorca, który nie zdecyduje się na wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF, może mieć z tym kłopot, ponieważ nabywca może nie wyrazić zgody na otrzymywanie faktur za pośrednictwem KSeF.
W takim przypadku podatnik może wystawić fakturę za pośrednictwem KSeF. Będzie również zobowiązany do dostarczenia kontrahentowi faktury w wersji papierowej lub np. za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Zwłaszcza mniejsze firmy powinny pamiętać o regularnym odwiedzaniu KSeF, jeśli zamierzają z niego korzystać. Należy to robić codziennie, aby sprawdzić, czy są tam jakieś faktury.
Zostaw komentarz